/

Дебиторская задолженность. Выстраиваем работу в рамках компании.


На данном этапе  должно быть четко определено, кто работает с дебиторской задолженностью. Дебиторская задолженность не может  быть вменена в обязанности  одного человека. Это работа  всей компании.

В компании должна быть выстроена система управления дебиторской задолженностью и этой системе нужно работать еженедельно, ежедневно, ежечасно.  В первую очередь, должны быть определены  лица ответственные за возврат дебиторской задолженности и  обязанности.

Если дела плачевные, создайте в своей компании так называемую «коллекторскую группу» — это единый центр по  управлению  и контролем  над дебиторской задолженностью. Сюда  должна стекаться вся информация.   Проведен анализ дебиторской задолженности:  текущая,  рабочая, просроченная; крупная, средняя, мелкая. План  по отделу,  план  на каждого  сотрудника.  Отследить динамику за год, лучше за 2 года. В этом центре должны разрабатываться стратегии, акции для клиентов.  Обязательно подготовте  мотивацию для сотрудников, если  они не будут замотивированы  на сбор долгов, можно считать что вся работа будет организована  зря.

Коллекторская группа  два – три  человека: руководители отдела, руководитель по персоналу итд.  Еженедельная планерка, и ежедневный контроль сотрудников  - это обязательно первые два  месяца,  пока не стабилизируется  ситуация в компании.

Следующее звено в системе – руководители отделов. За что отвечают? План отдела по дебиторской задолженности,  анализ  показателей по каждому сотруднику. Контролируют  количество звонков сотрудников к клиентам, встречи, напоминающие письма, оплаченные счета.  Еженедельно сотрудники готовят отчет  о проделанной работе, если ситуация требует вмешательства со стороны руководителя, помогаем сотрудникам. Они не должны остаться один на один с долгами.  Иногда требуется разговор на более высоком уровне,  где  сотрудники могут быть не компетентны.

Служба по персоналу. Разрабатывают  схему мотивации, добавляют  в  должностные инструкции пункт о работе с дебиторской задолженностью.  А самое главное организовывают  обучение сотрудников  работе с дебиторской задолженностью.

Бухгалтерия или те, кто отвечает за выписку документов.  Вменит в обязанность без задержек выписывать счета, лучше с датой, до какого числа счет действителен;  акты сверки. Если нет программы, где ежедневно отслеживается поступления от клиентов, то распечатывать хотя бы два  раза в неделю приходы от клиентов, чтобы сотрудники видели результаты свое работы. Предлагаю распечатывать крупным должникам счета на цветной  бумаге, например красной. Наглядное  и хорошее напоминание  клиенту, уж, наверное, из папки счетов  рука протянет к  красному вашему счету.

Юридическая служба. Вам повезло, если она у вас есть. Передать клиентов с большими просроченными долгами этой службе.  Это дело юристов и если нужно пусть доводят дело  до суда.

Сотрудники, те, кто непосредственно занимается продажами и отгрузкой товара.  Они должны знать контактное лицо, кто занимается оплатой;  дату оплаты, причину отсрочки платежа, количество дней просрочки, точную сумму долга, до копейки, следующую дату на которую перенесена  оплата. Так по каждому клиенту сотрудники  должны  отчитываться еженедельно своему руководителю. Что сделано за неделю, для того чтобы уменьшить долг: количество звонков,  встреч,  сколько  оплачено счетов.  Сотрудники должны обладать информацией о балансе каждого клиента, информацией по каждой отгрузке, партии

Руководитель компании. Ему отчитывается коллекторкая группа, если очень сложная ситуация то первые  два месяца еженедельно. Он корректирует стратегии, планы, мотивацию итд.

Только многоуровневый контроль и совместная  дружная работа сможет сдвинуть с мертвой точки эту проблему. Только ежедневная планомерная работа гарантированно даст вам результат уже в  конце второго месяца. ЖЕЛАЮ ВАМ УДАЧИ!

 Если Вы готовы поделиться своим опытом или у Вас есть что добавить, оставьте свой комментарий

 

 

nbsp;

Понравилась статья? Расскажите друзьям:
Друзья, приглашаю к общению:
Вы можете оставить комментарий, или отправить trackback с Вашего собственного сайта.

Написать комментарий