/

Типичные ошибки проведения собрания с персоналом.

В этой статье поговорим о типичных  ошибках, которые часто совершают руководители при организации и проведении собрания с персоналом. Собрание необходимо  для быстрого доведения конкретных задач, для ускорения процесса принятия решений, для  обмена опытом и мнениями, обсуждение актуальных проблем, для оценки результатов работы и подведения итогов, для эмоционального воздействия на коллектив. Потребность в проведении собраний очевидна, но будет ли собрание  эффективным, зависит только от руководителя.

Ошибка №1. Собрания проводятся нерегулярно.

Многие руководители  испытывают неприязнь к проведению собраний, так как одни не знают, как правильно организовать процесс, другие считают,  что проведение собраний неэффективная трата времени, так как сами не знают,  какие цели можно достигать с помощью этого мероприятия.

Что в результате? Перед  сотрудниками поставлены определенные задачи, они должны их решить и отчитаться на собрании, но собрание не проводится в назначенную дату,  переносится и  благополучно забывается. Затем снова ставятся какие-то планы, цели и опять никого подведения итогов. Сотрудники начинают понимать, что к намеченной дате можно не спешить.

Нет большего эффекта, когда сотрудник знает, что ему нужно отчитываться перед всеми, что его результат влияет на результат отдела, если он  поставленную задачу не выполнил  в срок. Так же он видят работу организации в целом, может  обменяться опытом, поделиться проблемой. У сотрудника складывается ощущение, что он  работает в  команде,  а не варится сам по себе, когда  не знает, нужно ли кому-то то, что он делает, хорошо ли он выполняет свои обязанности, влияет ли его результат работы на работу всего отдела.

Руководителю необходимо определить, какой вид собрания будет проводиться регулярно. Например, еженедельно для  подведения итогов. Четко определить  день недели, время и место проведения собрания. Дисциплинировать в первую очередь руководителю нужно себя, не под каким предлогом не переносить, и не опаздывать.

Ошибка №2. Руководитель не готов к собранию.

Готовясь к собранию, руководитель должен проанализировать результаты работы  отдела за прошедшую неделю. У него должны быть индивидуальные результаты, результаты группы в целом,  как решались первостепенные задачи, какие текущие проблемы будут обсуждаться на этом собрании, планы на следующую неделю.

Сотрудники должны так же готовиться к собранию, подготовить  отчет, заполнить необходимую форму.

Если руководитель не владеет информацией о работе своего отдела, ему стоит задуматься, в праве ли он занимать данную должность.

Плохой вариант,  отложить собрание на час-два и начать готовиться, этим руководитель нарушает дисциплину,  сотрудники, настроившись на собрание и запланировав  на это время, те часы,  которые руководитель  готовится, проведут бесполезно и расслаблено.

Начало должно совпадать минута в минуту. У руководителя должен быть четкий план проведения собрания: отчеты сотрудников  отдела, анализ работы отдела в целом за неделю,  обсуждение проблем,  план на следующую неделю, новый проект, акция, назначение ответственных  лиц.

Ошибка №3. Руководитель первым высказывает  свое мнение по обсуждаемому вопросу.

Не стоит ждать после того, как руководитель высказал свое мнение, бурной дискуссии и обратной связи от сотрудников.  Руководитель  все сказал, а умные сотрудники мнение руководителя не обсуждают, особенно в его же присутствии.

Нет ничего хорошего и в том, если руководитель совсем не высказывает свое мнение о сложившейся ситуации. Мнений может быть в этом случае много, но корректировать в правильном направлении обязан руководитель.  Иначе у сотрудников может сложиться непонимание  ситуации, а еще есть опасность в том,  что сотрудники подумают,  что руководителю безразлично, или у него  нет собственного мнения.

На собрании сотрудники должны быть вовлечены в процесс, высказывать свое мнение, руководитель должен получить обратную связь.

Если собрание,  это один большой монолог руководителя, нужно  искать  другие способы проведения, привлекать   вести отдельные блоки других, не зачитывать цифры отчета за сотрудников, они должны сами отчитываться, сами объяснять,  почему тот или иной результат. Отмечать  лучших, журить отстающих.

Ошибка №4. Превращение собрания в «балаган».

Почему это может произойти?

Если руководитель  допускает  обсуждение помимо рабочих вопросов, личные и не относящие к повестке дня.

Вопросы, не относящиеся к повестке дня, обсуждаются  после собрания, лично с тем сотрудником, кто  задал это вопрос. А если руководитель  обсуждаете на собрании вопросы вообще не относящие к рабочему процессу, политику, сплетни, то не стоит и ждать дисциплины, он  сам задает не формальный  тон собранию.

Нужно четко следовать  повестке собрания, это так же  дисциплинирует, да и сотрудники  точно знают, что, за чем  следует, когда руководитель  перескакиваете с темы на тему, сотрудники теряют нить происходящего,  и  интерес к происходящему.

Если  затягивается  собрание, то сотрудники просто устают и начинают отвлекаться, если  не укладываетесь в отведенное время, нужно честно предупредить, что собрание будет на 20 минут дольше.

Если нет дисциплины постоянно,  если руководитель не можете дисциплинировать на один час  своих сотрудников,   странно, что он руководитель.

Ошибка №5. Отсутствие анализа результатов проведенного собрания.

Один из этапов  проведения собрания, это анализ.

Возможно, нужно скорректировать план собрания.  Посмотреть, что может повысить эффективность  проведения собрания. Какая динамика была на протяжении всего времени проведения. Были ли активны сотрудники в обсуждении проблем. Если нет, в чем причина?

 Какие можно сделать выводы из данной статьи.

1.       К собранию нужно готовиться!

2.       Должен быть план проведения собрания.

3.       Не допускать бессмысленной полемики.

4.       Подводить итоги собрания, резюмировать обсуждаемые вопросы.

5.       Анализировать  результаты собрания и учитывать в подготовке к следующему собранию сделанные выводы.

Надеюсь,  данная статья поможет  избежать типичных ошибок  в проведении собраний с персоналом.

Если  статья вам понравилась, поделитесь ей и обязательно оставьте свой комментарий.

Не забудьте подписаться на новости сайта.

Желаю удачи!

 

Понравилась статья? Расскажите друзьям:
Друзья, приглашаю к общению:
Вы можете оставить комментарий, или отправить trackback с Вашего собственного сайта.

Написать комментарий